员工垫付、报销、项目(或子公司)备用金三者的区别及使用方法

1.员工垫付

情况描述：

公司或项目上采购一些办公用品，员工自己垫付购买，再回来报销。

完整的流程解决方案：

【其它费用单】－>审核(可多级审核)－>【付款申请单】－>审核(可多级审核)－>【付款单】。

注意事项：

（1）以上绿色部分的流程公司可根据自己的情况进行简化或省略。

（2）如果有多级审核的情况，尽量开启【其它费用单】的多级审核，让第一环节就进入多级审核状态，在【其它费用单审】核完成后，让最后一个审核人抄送给出纳，再由出纳做【付款申请单】自己审核后再做【付款单】。

说明：如果把多级审核放到【付款申请单】环节上，一但有人审核不通过，需要：打回付款申请单审核－>冲销付款申请单－>再反审核【其它费用单】，这样才能再修改【其它费用单】。这样导致反向操作很多，带来不便麻烦，所以要把多级审核环节放到前面的【其它费用单】上进行。

（3）如果您是标准版用户，没有多级审核的功能、或者您是集团版用户不想在软件中使用多级审核来完成整个流程，可以：【其它费用单】－>自行审核－>打印－>拿出打印结果和相关的凭证找相关的领导签定确认－>【付款单】。

（4）有发票或收据可以做【发票单】（在【财务管理】－>【发票管理】中），如果还有其它的凭证，可以以附件的形式挂到【其它费用单】中。

（5）因为钱是直接给的员工，所以在做【付款申请单】或【付款单】时，注意“收款人明细”中写名收款为垫付的员工。往来单位要写明真实单位，如果是不具名的单位，可以提前在基础信息的【往来单位维护】中添加一个名称为“零星”的单位，统一处理类似费用的支出。如下图：

下面是最终的资金流水，看摘要我们可以得知：向[零星]单位付款，收款人是张三，如下图：

2.员工先借款后报销

适用于以下情况：

（1）公司的采购员给项目上采购材料，该采购员平时身上都留有一定的备用金，公司需要给做定期支配。买完材料再回公司挂账报销。

（2）公司办公人员需要出差等提前来公司借支钱，再回公司报销。

流程解决方案（分三步）：

（1）借款：【员工请款单】－>审核(可多级审核)－>【员工借款单】。

（2）报销：【材料采购单】或【其它费用单】－>审核(可多级审核)－>【付款申请单】－>审核(可多级审核)－>【付款单】。

（3）还款：【员工还款单】。

注意事项：

（1）以上绿色部分的流程公司可根据自己的情况进行简化或省略。

（2）本情况和（一、员工垫付）情况比较中多了前期借款步骤、后期还款步骤。中间的报销环节基本一样，区别在【付款申请单】和【付款单】中要选中“冲抵员工借款”选项，不需要填写“收款人明细栏目”如下图：

3.项目上（或子公司）需要有备用金进行日常周转，公司定期给予支付

情况描述：

项目开工，公司拨一定数额的款项作为备用金（可能直接打到项目负责人的私人账户、或者是以项目部或子公司开设的银行账户），供项目平时的日常开支。

解决流程方案：

（1）让超级用户或总公司财务经理在期初使用软件时，在软件的主菜单中【财务】－>【银行管理】－>【银行账户信息登记】中建立总公司账户和项目部（或子公司）账户，其中总公司银行账户的授权使用人要设置为总公司的相关财务人员和总经理，项目部（或子公司）账户的授权使用人要设置为总公司和该项目部（或子公司）的相关财务人员和经理，这样总公司人员不但能查询总公司的银行资金流水还能监控到各项目部的流水，项目部（或子公司）只能查看自己的资金流水。如下图：

注：只有网络集团版用户才可以设置银行账户的授权使用用户，具体开启方法：导航中【系统维护】->【系统全局设置】->【单据设置】->【银行账户需要开启授权后才可使用】。如果您是标准版用户则无法达到银行的保密性工作。这样项目部也可以查看或使用总公司的银行账号。

（2）平时项目部（或子公司）自行花的钱做【付款单】，支付账户只能选择自己的账户。无权选择其它账户。

（3）公司给项目部（或子公司）拨款做【银行调拨单】，其中调出银行为总公司的银行账号，调入银行为项目部（或子公司）的银行账号，如下图：